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メール誤送信防止ツールとは?機能や選び方を紹介

2023.01.27 2023.08.01

メールはビジネスに欠かせないツールですが、誤送信が起こることもあります。送信前に内容の確認を行っても、ヒューマンエラーを完全に防ぐことはのは不可能です。機密情報や個人情報の流出を防ぐためには、対策を講じなければなりません。この記事では、メール誤送信防止ツールの機能や選び方について解説をします。メールの誤送信の防止に力を入れたい方人は、ぜひ参考にしてください。

手軽にできるメール誤送信対策

まずはツールを導入することなく手軽に行える、4つのメール誤送信対策を解説します。

1.社内ルールを徹底する

メールの誤送信を防ぐためには、社内ルールを徹底しましょう。ヒューマンエラーを防ぐためには、従業員の意識作りのための社内のルールを定めることが重要です。社内ルールを策定する際には、ルールを細かく設定しすぎないことがポイントです。ルールが厳しすぎると、従業員に負荷がかかり、従業員が不満を抱える可能性があるためです。

2.第三者によるチェックを入れる

第三者によるチェックを入れるのも、メールの誤送信を防ぐ対策の1つです。メールを送信する前に宛名や内容を第三者に確認してもらうと、自分では見落としがちな誤りを防げるためです。特に重要度の高いメールであれば、上司や同僚にチェックしてもらいましょう。

3.宛先のオートコンプリート機能を無効にする

宛先のオートコンプリート機能を無効にするのも、メールの誤送信を防ぐための対策です。オートコンプリート機能とは、文字を入力すると、宛先の候補が表示される機能のことです。オートコンプリート機能は便利である反面、同じ苗字や似ている名前の取引先名が多い場合は、宛先を誤って選択しやすいため、注意が必要です。

4.添付ファイルを暗号化する

添付ファイルを暗号化して、メールを送信するのも、メールの誤送信対策の1つです。添付ファイルの暗号化は、万が一メールを誤送信してしまった際に、受信者がファイルを開けないようにするために役立つ方法です。ただし、PPAP(添付ファイルのZip暗号化送信)にはリスクもあります。

メール誤送信防止ツールとは?

メールの誤送信を防ぐことを目的としたツールです。メールの誤送信は、宛先の確認不足や、BccではなくToやCcで送った、添付ファイルを暗号化しなかったなど、おもにヒューマンエラーが原因で起こります。ツールの導入で、宛先の間違いや添付ファイルの扱いを間違えるといったリスクを下げられます。

メール誤送信防止ツールのおもな機能

具体的には、どのような機能があるのでしょうか。メール誤送信防止ツールの、おもな7つの機能を解説します。

送信メールの一時保留

設定した条件によって送信メールを一定時間隔離・保留し、「うっかりミス」を防ぎます。

添付ファイルのWebダウンロード

添付ファイルをメール本文と分離し、パスワードを利用して別途ダウンロードします。

TLS確認機能(PPAP対策)

受信メールサーバーがTLS対応(暗号化通信)しているかを確認し、添付ファイルにパスワードをかけずに送ることもできる機能です。

フィルタリング添付ファイルの自動暗号化機能

送信者、受信者、ドメイン、キーワード、添付ファイルの有無、時間帯等、さまざまな条件で送信メールをフィルタリングする機能です。

添付ファイルの暗号化

メール送信時に添付ファイルをパスワード付きのファイルに自動変換します。

ヘッダー変換(Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与)

ToやCcに一定個数以上のアドレスがある場合はBccに強制変換します。また、設定した条件によってCc/Bccに宛先を自動挿入します。

上司承認

メール送信時の上司(承認者) が承認しない限りメールが送信されません。上司がメールの内容を精査した上で社外に送信されます。

メール誤送信防止ツールのメリット

メール誤送信ツールには、どのようなメリットがあるのでしょうか。おもなメリットを3つ、解説します。

信用喪失の予防

メールの誤送信により、機密情報や個人情報が流出する可能性があります。内容によってはニュースとして報道され、多大な損害になることも考えられるでしょう。メール誤送信防止ツールを利用することで情報流出のリスクを大幅に下げられ、顧客からだけではなく、社会的な信用の喪失を予防できます。

コストの削減

ダブルチェックをするといった、メールの誤送信対策を手動にすると、人件費や時間などのコストがかかります。メール誤送信防止ツールは導入コストなどがかかるものの、総合的にはコスト削減になる可能性が高いでしょう。個人情報の流出など、多大な損失を防ぐことにもつながります。

作業の効率化

メール送信の都度、手動で誤送信防止対策をすると、多くの手間がかかります。また、慎重に取り組んでいても、手動では誤送信を完全には防げず、ミスが起こりやすくなるでしょう。メール誤送信防止ツールを導入すれば、メール送信時にかかる時間を減らし、安全にメールを使えます。

メール誤送信防止ツールのデメリット

メール誤送信防止ツールにはメリットだけでなく、デメリットもあります。2つのデメリットを解説します。

費用がかかる

ツールの多くは、初期費用に加えて、毎月のようにランニングコストがかかります。支払いの方法は、月額と年額があります。金額に見合うツールであるかを判断して、導入を決めましょう。

かえって作業量が増えることも

メール誤送信防止ツールの導入によって、手動での確認にはなかった手間が増えることもあります。誤送信防止機能のチェックや、第三者承認機能など、導入前よりも作業が増えることがあるためです。

メール誤送信対策ツールの選び方

多くの企業から、さまざまなメール誤送信対策ツールが提供されています。どのように選べばよいのかを解説します。

1.きめ細かな条件設定で柔軟な運用が可能

自社の状況やニーズ、抱える課題に合わせて、きめ細かな条件設定が柔軟にできるかどうかは、誤送信防止ツールを選ぶうえで重要です。条件設定が細かくできれば、自社のセキュリティや運用ルールに対応できます。

2.優れたインターフェースと使い勝手

優れたインターフェースと使い勝手が提供されているかどうかも、確認しましょう。ツールを導入したことによって業務のパフォーマンスに影響がでないように、従業員にとって負荷のないツールを選ぶことは重要です。トライアルやデモツールを活用して、導入前に使いやすさを確認するのも一つの手です。

3.導入・運用が容易

メールの誤送信防止ツールを導入するうえで、導入・運用が容易であるかどうかの確認も必須です。短期間で導入できるか、運用する際の設定変更は容易であるかなど、導入や運用する際に手間がかからないツールを選ぶことをおすすめします。

まとめ

メールの誤送信による個人情報や機密情報の漏えいは、企業に多大な損害を与えます。しかし、ヒューマンエラーを完全に無くすのは困難です。メール誤送信対策ツールを導入すると費用はかかるものの、時間や人件費といったコストを抑えられ、情報漏えいのリスクを大幅に軽減できます。

クオリティアは国内メッセージングソリューションやメールセキュリティベンダーの老舗ベンターです。「Active! gate SS」は、Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSと連携する本格的なクラウド型メール誤送信防止サービスです。

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「送信メールの一時保留」「添付ファイルのWebダウンロード」「TLS確認機能(PPAP対策)」「フィルタリング」「添付ファイルの暗号化」「ヘッダー変換(Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与)」「上司承認」の7つの機能を、お客様のスタイルに合わせた2つのプランで提供。

セキュリティと利便性を兼ね備え、メールや添付ファイル経由の情報漏えいを防止します。特に新たにリリースされた「TLS確認機能」はPPAPの課題を根本から解決する新機能です。
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