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【プライバシーマーク対応】メールセキュリティでやるべきこと

2024.03.19 2024.03.19

プライバシーマーク(Pマーク)の取得、または取得に向けてのメールセキュリティ強化が課題に挙がっている企業も多いかと思います。
この記事では、プライバシーマーク取得企業、または取得を目指す企業に向けたメールセキュリティの解説を行います。

プライバシーマークとは?

個人情報保護に関して一定の要件を満たした事業者に対し、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)により使用が認められる登録商標(サービスマーク)のことです。これは、Pマークと略して呼ばれることもあります。
プライバシーマークを取得することで、事業者として個人情報管理ができていることを証明でき、入札や取引を有利に進めることができます。

プライバシーマーク取得企業に推奨されるメールセキュリティとは?

日本情報経済社会推進協会は、メールセキュリティについて「ルールを定め、理解し守ることが大切です」と説明しています。メールセキュリティについては明確に定められた基準はありませんが、メール誤送信の観点でメール本文、添付ファイル、宛先の間違いによる誤送信には注意が必要とされています。

自社に合ったメールセキュリティーポリシーを策定する

メール誤送信による情報漏えいを防ぐためには、自社に合ったメールセキュリティーポリシーを策定しすることが重要です。全社、各部署の業務内容に沿った社内規定・運用マニュアル(セキュリティ・メールの運用ポリシー)をしっかりと策定し、運用することが大切だと言えます。

メールセキュリティサービスを選ぶときのポイント

送信前のチェックや定期的な注意喚起などの『人による対策』だけでは誤送信をゼロにすることはできません。プライバシーマークを取得・維持するためには、会社として定めたルールを確実に守る必要があります。メールセキュリティサービスを活用することで『システムによるチェック』が可能となり、人が気づけないミスに対しても誤送信対策を用意することできます。

メールセキュリティサービスを導入する際は、以下のポイントを注意して選定することが大切です。

1) 自社のメールシステムと連携可能であること

そもそもメールシステムに対応していないと使用することができません。よく確認しましょう。

2) 定めたルールに合った機能があるか

機能にあわせてルール作るのではなく、作成したルールに合った機能があるのかを確認しましょう。自社に本当に必要なメールセキュリティを構築することができます。

3) 実際に運用した際に負担が大きくないか

サービス導入後、ユーザーの負担が大きいとサービスの利用を継続することが難しいです。業務に実態にあった負担のないサービスを選びましょう。

おすすめのメールセキュリティサービス紹介

Active! gate SS

Active! gate SSは、メール送信時における誤送信防止機能を備えたクラウド型のメールセキュリティサービスです。メールシステムとして代表的なMicrosoft 365、Google Workspace、LINE WORKSとの連携始め、ホスティングサービス利用中のお客様向けには、複数のメールクライアントソフトと連携が可能です。また、誤送信防止機能として「送信メールの一時保留」や「上司承認」「ヘッダー変換(Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与)」などの7つの機能が標準実装しています。また、「添付ファイルの有無」や「ドメイン毎」などの柔軟な条件分岐もできるため、自社のルールや使いたいシチュエーションに合わせて対策が可能です。ユーザーの使い勝手として直感的で分かりやすいUIを採用している為、負担が少なく、継続的に利用できるサービスです。

導入事例紹介

プライバシーマーク取得企業の導入事例を紹介します。

ベクトル様

Outlookと連携してPPAP対策と誤送信防止をActive! gate SSで強化
https://www.qualitia.com/jp/case/agss_vector.html

Ai.Connect様

Pマーク対応やPPAP対策にGoogle Workspace と連携するActive! gate SSを導入、メールの安全性と業務効率も向上
https://www.qualitia.com/jp/case/agss_ai_connect.html

まとめ

プライバシーマーク取得企業で必要なメールセキュリティについては、クオリティアの「Active! gate SS」がおすすめです。自社の業務の実態やルールに応じて対策が可能です。プライバシーマーク取得時にメールセキュリティ部分を何もしていないと審査で指摘される可能性もあります。どのようなルールを組めばいいか、お悩みがあれば、クオリティアまでご相談ください。
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