メールの誤送信による情報漏えいは、企業にとって大きなリスクにつながります。この記事では、メールの誤送信の対策を検討している企業担当者様に向けて、メールの誤送信を防止する対策について解説します。メールを誤送信する原因、メールの誤送信における損害、誤送信の例まで解説しているので、参考にしてください。
メールを誤送信する代表的な原因は、大きく2つに分けられます。ここでは、メールを誤送信する2つの原因について解説します。
社内の運用ルールに問題があることで、メールの誤送信が発生するケースがあります。メールに関するリテラシーレベルは従業員によって異なるため、社内の運用ルールがないと、メールの誤送信のリスクも当然高まります。ルールが決まっていたとしても煩雑だと、守らない従業員がいるため注意が必要です。
従業員のリスク管理意識が低い場合、ヒューマンエラーによるメールの誤送信が発生する可能性があります。うっかりミスや、繁忙期で注意散漫になったことによるミスなどが代表的な例です。社内の運用ルールが形骸化されて運用されていない場合も、従業員によるヒューマンエラーは発生します。
メールの誤送信によって引き起こされる損害は、大きく分けて2つあります。ここでは、2つの損害について解説します。
メールの誤送信には、個人情報が漏えいする恐れがあります。個人情報とは、氏名や生年月日、住所をはじめとした個人を特定できる情報のことを指します。たとえば、顧客リストのようなまとめたデータを誤送信した場合、大規模な損失につながる可能性があるため注意しましょう。
メールの誤送信には、機密情報が漏えいする可能性もあります。機密情報とは、自社の非公開データや、クライアントから共有された非公開データなど、企業が活動するうえで社外に公開していない情報のことを指します。機密情報漏えいは、企業のビジネスチャンスや信頼の損失につながりかねないため、注意が必要です。
メールの誤送信を防ぐためには、誤送信の例を把握することが大切です。ここでは、ビジネスメールの誤送信の例について解説します。
メールの宛先を入力する際に、「To」「Cc」「Bcc」に間違った宛先を入れてしまうケースがあります。複数人にメールを送信する際に、送信メンバー全員に宛先が表示される「Cc」と、送信者以外に宛先が表示されない「Bcc」を誤って送信してしまうと、個人情報漏えいや機密情報漏えいにつながります。
A社の田中さんとB社の田中さんを間違えたり、オートコンプリートによる宛先を誤ったりするケースもあります。
メールの文面のミスに気づかず送信してしまうケースもあります。未完成の文面を送ってしまったり、他社に送った内容を適宜修正せずに転用してしまったりする状況が該当します。個人情報や機密情報などを送ってしまった場合、社会的信用を失うだけでなく、情報漏えいによる損害賠償請求にもつながりかねません。
送るべきファイルではなく、別のファイルを送ってしまうといったケースもあります。添付したファイルに個人情報や機密情報が含まれている場合、状況によっては、謝罪だけでは解決できない問題となる可能性もあるので、注意しましょう。
メールを誤って送信しないために、対策をとりましょう。ここでは、メールの誤送信を防ぐ3つの対策について解説します。
メールの誤送信を防ぐためには、自社の状況に応じた、メールに関する運用ルールを作成する必要があります。社内の運用ルールが定まっていないことが原因で、メールの誤送信が発生するケースがあるためです。特に入社したばかりの社員には、送信前に第三者がチェックをする対策が有効です。
メールの誤送信の多くはヒューマンエラーによって起きるため、メールの取り扱いに関する社内教育の徹底も対策の1つです。集中力が切れており誤って送信したり、マルチタスクをこなしている中でファイルを取り違えたりするケースは従業員1人ひとりの意識によって防げます。
メールの誤送信防止ツールの導入も、誤送信を防ぐための対策の1つです。メールの誤送信防止ツールとは、従業員のメール送信の行動制限ができるツールのことで、機能はツールによって異なります。利用しているメーラーに誤送信防止の機能が備わっている場合、積極的に活用しましょう。
メールの誤送信防止ツールには、特徴的な機能があります。ここでは、メールの誤送信防止ツールの主な機能について解説します。
設定した条件によって送信メールを一定時間隔離・保留し、「うっかりミス」を防ぎます。
添付ファイルをメール本文と分離し、パスワードを利用して別途ダウンロードします。
受信メールサーバーがTLS対応（暗号化通信）しているかを確認し、添付ファイルにパスワードをかけずに送ることもできる機能です。
送信者、受信者、ドメイン、キーワード、添付ファイルの有無、時間帯等、さまざまな条件で送信メールをフィルタリングする機能です。
メール送信時に添付ファイルをパスワード付きのファイルに自動変換します。
メールの誤送信防止ツールには、「To」や「Cc」に一定数を超えるメールアドレスが入力されている場合、「Bcc」に自動変換される機能もあります。あらかじめ設定した条件に伴い、「Cc」や「Bcc」に宛先が自動変換されるため、個人情報や機密情報の漏えいを防ぐことが可能です。
ToやCcに一定個数以上のアドレスがある場合はBccに強制変換します。また、設定した条件によってCc/Bccに宛先を自動挿入します。
メール送信時の上司（承認者） が承認しない限りメールが送信されません。上司がメールの内容を精査して上で社外に送信されます。
メールの誤送信防止ツールを選ぶ際にチェックすべき項目について解説します。
自社の状況やニーズ、抱える課題に合わせて、きめ細かな条件設定が柔軟にできるかどうかは、誤送信防止ツールを選ぶうえで重要です。条件設定が細かくできれば、自社のセキュリティや運用ルールに対応できます。
優れたインターフェースと使い勝手が提供されているかどうかも、確認しましょう。ツールを導入したことによって業務のパフォーマンスに影響がでないように、従業員にとって負荷のないツールを選ぶことは重要です。トライアルやデモツールを活用して、導入前に使いやすさを確認するのも一つの手です。
メールの誤送信防止ツールを導入するうえで、導入・運用が容易であるかどうかの確認も必須です。短期間で導入できるか、運用する際の設定変更は容易であるかなど、導入や運用する際に手間がかからないツールを選ぶことをおすすめします。
メールを誤って送信した場合、個人情報漏えいと機密情報漏えいの2つの損害が発生するリスクがあります。メールの誤送信を防ぐためには、社内の運用ルールの作成や教育、誤送信防止ツールの導入などが効果的です。
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