メールの誤送信はトラブルに発展する可能性があるため、注意が必要です。この記事では、メール誤送信の対策を検討している企業担当者に向けて、メール誤送信による4つのリスクについて解説します。メール誤送信の原因やパターン、メール誤送信のリスクを抑える対策まで解説しているので、参考にしてください。
メールの誤送信は、社内のルールが曖昧な場合に発生する傾向があります。メール運用に関するリテラシーレベルは従業員によるため、ルールに問題があると誤送信のリスクは高まります。従業員のリスク管理の低さによるヒューマンエラーも原因の1つです。
メールの誤送信には、複数のパターンがあります。ここでは、メールの誤送信の3つのパターンについて解説します。
メールの宛先を間違えるミスは、メールの誤送信のなかでも多いケースです。同じ苗字や似た名前の人の宛名を間違えて設定していることにより、ミスが発生する場合もあるため注意が必要です。
添付ファイルを間違えて送信するのも、メールの誤送信に多いパターンの1つです。ファイルを添付する際に間違ったファイルを選択してしまい、個人情報や機密情報が流出する恐れがあります。
メール本文に個人情報や機密情報が含まれていると、Ccに含まれるユーザーに閲覧され、情報が漏えいするリスクが上がります。BccとToやCcを間違えた場合の誤送信のパターンです。宛先は合っていたとしても、個人を特定できる住所録やクレジットカードの番号、仕入先リストなどが本文に書かれていないか注意が必要です。
メールを誤送信すると、重大な問題につながる恐れがあります。ここでは、メールの誤送信による4つのリスクについて解説します。
個人情報の漏えいは、メールの誤送信によるリスクとして挙げられます。メールの内容に個人情報が記載されている場合、宛先を誤るだけで個人情報の漏えいにつながります。万が一、個人情報を漏えいさせてしまった際には、最悪の場合は法的な責任を伴う可能性もあるため気をつけましょう。特に顧客の個人情報、人事関連の情報をメールで送付する際には、一段と注意が必要です。
機密情報の漏えいは、メールの誤送信によって起こるリスクです。機密情報とは、一般公開されていない企業のデータのことを指します。何を機密情報と定義するかは、企業によって異なります。
機密情報が漏えいした場合、流出した情報によっては、法的処置を取られる可能性もあるため、十分に注意しましょう。企業の機密情報にアクセスできる立場の人は、厳重に注意して情報を取り扱うことが求められます。
企業の信用低下も、メールの誤送信によるリスクの1つです。企業の情報漏えいが発覚した場合、世間や他社から信用を失ってしまうためです。メールを送信した個人だけではなく、企業全体のイメージを損ねる可能性もあります。
損失を被った企業が訴訟を起こした場合は、多額の賠償金を請求される恐れもあるので、注意しましょう。重要な情報が流出してしまった場合、懲戒免職や損害賠償など、ミスを犯した従業員が罰則を受ける場合もあります。
プライバシー情報漏えいも、メール誤送信によって起こるリスクです。プライバシー情報は、個人情報のなかでも個人が特定できない情報で、個人や家庭内の情報などが該当します。一方で個人が特定できる情報は個人情報と呼ばれます。プライベシー情報が漏えいした場合は、プライバシー権の侵害に該当し、法的処置を取られる可能性もあるため、注意しましょう。
メールの誤送信を防ぐためには、対策を練る必要があります。ここでは、メールの誤送信を防ぐための5つの対策について解説します。
メールの誤送信を防ぐためには、社内ルールを徹底しましょう。ヒューマンエラーを防ぐためには、従業員の意識作りのための社内のルールを定めることが重要です。社内ルールを策定する際には、ルールを細かく設定しすぎないことがポイントです。ルールが厳しすぎると、従業員に負荷がかかり、従業員が不満を抱える可能性があるためです。
第三者によるチェックを入れるのも、メールの誤送信を防ぐ対策の1つです。メールを送信する前に宛名や内容を第三者に確認してもらうと、自分では見落としがちな誤りを防げるためです。特に重要度の高いメールであれば、上司や同僚にチェックしてもらいましょう。
宛先のオートコンプリート機能を無効にするのも、メールの誤送信を防ぐための対策です。オートコンプリート機能とは、文字を入力すると、宛先の候補が表示される機能のことです。オートコンプリート機能は便利である反面、同じ苗字や似ている名前の取引先名が多い場合は、宛先を誤って選択しやすいため、注意が必要です。
添付ファイルを暗号化して、メールを送信するのも、メールの誤送信対策の1つです。添付ファイルの暗号化は、万が一メールを誤送信してしまった際に、受信者がファイルを開けないようにするために役立つ方法です。ただし、PPAP（添付ファイルのZip暗号化送信）にはリスクもあります。
メール誤送信対策ツールを導入するのも、メール誤送信を防ぐための対策です。メールの誤送信対策ツールを使用することで、送信前にミスに気づく確率を上げられます。誤送信をしてしまってから一定の時間内は、送信取り消しができる機能が搭載されたツールもあります。
万が一メールを誤送信してしまったときの対処方法について、順序立てて解説します。
メールの誤送信に気づいたら、まずは上司に報告しましょう。個人で勝手に判断して誤った対応をした場合、余計に状況を悪化させてしまう恐れがあるため、要注意です。対応を誤ると、企業の信用度をさらに下げかねないので、上司へ報告して指示を仰ぎましょう。
上司に報告・相談をしたら、メールを誤送信したことによる影響範囲を確認しましょう。具体的には、漏えいした情報の種類や範囲、原因、被害の状況などについて調査します。メールを誤送信してしまった送信先の相手に、状況を説明する際に、必要となる情報です。
メールの誤送信による影響範囲を確認したら、関係者に謝罪して、情報の削除を依頼しましょう。関係者全員になるべく早く謝罪して、状況を説明することが大切です。メールの誤送信の原因や今後の対策について伝えられるように、準備しておきましょう。誤送信してしまった情報の重要度によっては、謝罪に上司の同行が必要となるケースもあります。
関係者に謝罪して情報の削除依頼をしたら、今後の対策を考えましょう。謝罪をして終わりではなく、社内や部署で今後の対策を検討することが大切です。メール運用に関する社内のルールを決めたり見直したり、研修を実施したりするなど、今後同じようなことを起こさないように備えましょう。
メールの誤送信におけるリスクは大きく分けて、個人情報の漏えい、機密情報の漏えい、プライバシー情報の漏えい、企業の信用度の低下の4つです。メールの誤送信は、社内ルールを徹底したり、メール誤送信対策ツールやクラウドストレージを導入したりすることで、防げます。
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