• メール誤送信対策

【Active! gate SS FAQ15選】よくあるご質問とその回答

こんにちは。株式会社クオリティアです。
メール誤送信防止サービスとして、そしてPPAP（添付ファイルのZip暗号化送信）対策ソリューションとしてお蔭さまで高い評価をいただいているActive! gate SS（アクティブゲートエスエス）。

「送信メールの一時保留」「添付ファイルのWebダウンロード」「フィルタリング」「ヘッダー変換（Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与）」「上司承認」などのメール誤送信防止機能に加えて、TLS確認機能(*1)に代表されるPPAP対策機能も標準で実装しています。
機能について詳しくはこちら

売上シェアも4年連続No.1(*2)を獲得することができ、ありがたいことにお客様や販売店様からのお問い合わせも急増しています。そこで、導入検討や提案の際によくいただくご質問とその回答を以下にまとめましたのでご参考いただければと思います。

(*1) 受信メールサーバーが TLS 対応しているかを確認し、暗号化された通信経路に対しては添付ファイルにパスワードをかけず に送ることもできる機能です。
(*2) 出典元：デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社「内部脅威対策ソリューション市場の現状と将来展望 2023年度より」https://mic-r.co.jp/mr/03010/

メール誤送信対策編

Q1：添付ファイル付きのメールを送信する際に、外部の宛先に対してだけメールを保留することは可能ですか？

A1：はい、可能です。添付ファイルがある場合、内部の宛先は保留せずに外部の宛先に対してだけ保留するという条件設定が可能です。
また、保留されているメールを確認する際に、添付ファイルの中身のプレビューを必須とすることも可能です。

Q2：メールにマイナンバーなどの個人情報が含まれている場合は送信拒否をしたいのですが、可能ですか？

A2：はい、可能です。メールのタイトル、本文、添付ファイルから、マイナンバー、住所、クレジットカード番号、電話番号などの個人情報を検出して送信拒否をします。
また、時間帯で送信拒否をする、送信履歴にない（一度も送ったことがない）メールアドレスやフリーのメールサービスのドメイン（@gmail.com, @yahoo.co.jp, @hotmail co.jpなど）への送信拒否をするなどの設定も可能です。

Q3：不特定多数の宛先をBccに設定して手動でメールを送信する業務があります。誤ってToやCcへ大量のメールアドレスを挿入してしまうような誤送信を防ぐことはできますか？

A3：はい、可能です。メールの宛先（To、Cc）に設定した件数以上の外部宛先（ドメイン）
がある場合は、強制的に全てBccに変換します。
また、「お客様各位」といったキーワードがある場合だけBccに変換するというような設定も可能です。

Q4：外部に請求書を送るときのみ、第三者が確実に確認した上でメールを送信するという運用はできますか？

A4：はい、可能です。メールのタイトル、本文、添付ファイルに「請求書」というキーワードがある場合は、上司承認機能を用いて上司の方の承認後に送信するという運用ができます。この場合の「承認者」は、上司以外の第三者の方を設定することも可能です。

PPAP対策編

Q5：取引先から社内ルールでZip形式でのファイルは受け取れないと言われました。対応策はありますでしょうか？

A5：PPAP対策としてZip形式でのファイルは受け取れないというお客様は増えています。Active! gate SSでは、Zip形式での送付以外に以下の2つの方法でファイルを送ることができます。
①添付ファイルのWebダウンロード（添付ファイルの自動URL変換）
添付ファイルをメール本文と分離し、パスワードを利用して別途サーバー上からダウンロードします。パスワードの受け渡しは、メール以外の手段かメールで「ヒント」のみを伝えることを推奨します。
②TLS確認機能（PPAP対策）
Active! gate SSが受信メールサーバーがTLS対応（暗号化通信）しているかを自動的に確認し、添付ファイルにパスワードをかけずに送ることもできる機能です。

Q6：Zip形式のファイルだけではなく、URLを含むメールも受信できないと取引先に言われました。このような場合にはファイルはどのように送ればいいでしょうか？

A6. フィッシング・マルウェア対策、ビジネスメール詐欺（BEC）対策としてURLの受取を拒否する企業も増えています。また、URLが入っている時点でスパムメールとして扱っている場合もあります。
このような場合には、弊社独自のTLS確認機能（特許出願中）を用いメールの通信経路が暗号化されていることを確認し、安全性を担保した上で添付ファイルを暗号化せずに送付することができます。

Q7：添付ファイルをURL変換する際に、内部（社内）にはそのままファイル添付し、外部（取引先）だけをURL変換して送るということはできますか？

A7：はい、可能です。メールアドレス（ドメイン）毎に挙動を変えることができます。

Q8：外部宛てに添付ファイルを送付する際には全てURLで送るようにしたいのですが、特定の取引先（宛先）だけZipファイル形式で送付するということは可能ですか？

A8：はい、可能です。Active! gate SSでは例外設定ができますので、メールアドレスやドメインを指定すれば、例外としてZipファイル形式で送ることができます。

その他編

Q9：Active! gate SSはメール本文中のキーワードをトリガーに機能を実行させることができると聞きましたが、添付ファイルの中まで検知できますか？　実現したいことは添付ファイルの中に特定のキーワードがあれば、上司承認を必須にするという運用です。

A9：はい、可能です。添付ファイル、添付ファイルの名称、メールタイトル、本文中のキーワードを検知し、トリガーとすることができます。また、電話番号などの個人情報も検知することが可能です。
※一度印刷して再度画像として取り込んだPDFや、手書きの文字などは読み取り不可となります。

Q10：全社導入ではなく、外部とのメールのやり取りが多い一部の部署のみ導入することは可能ですか？

A10：はい可能です。Active! gate SSは必ずしも全社（全ユーザー）でご契約いただく必要はなく、部署単位などでのご利用も可能です。最小10ユーザー（共用タイプの場合）からご契約いただけます。

Q11：Google WorkspaceやMicrosoft 365ではなく、メールホスティングを利用しているのですが、Active! gate SSと連携することはできますか？

A11：はい、可能です。Active! gate SSは、Google Workspace、Microsoft 365以外にも、メールホスティングサービスをOutlookなどでご利用されている場合にも連携が可能です。

Q12：LINE WORKSを利用しています。チャットの誤送信対策はできますか？

A12：「Active! gate SS for LINE WORKS」でLINE WORKSとは連携します。
しかしながら、アドバンストプランに付帯するメール機能との連携のみとなり、トーク（ビジネスチャット）との連携はございません。

Q13：お客様にActive! gate SSを提案したいと思います。アポイントに同行していただくことは可能でしょうか？

A13：はい、勿論可能です。お気軽にご用命ください。
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Q14：Active! gate SSの導入後の初期設定を代行してもらうことは可能でしょうか？

A14：はい、可能です。詳細は別途お問合せください。
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Q15：Active! gate SSにはプランが２つあると思いますが違いを教えてください。プランによって制限などはありますか？

A15：Active! gate SSには「オリジナル運用プラン（VPSタイプ）」「オリジナル運用プラン（共用タイプ）」の2つのプランがありますが、メール誤送信防止やPPAP対策として利用できる機能に違いはありません。
契約ユーザー数の上限や、マルチドメイン対応か否かなどの違いがあります。詳細はお問い合わせいただければと思います。

まとめ

Active! gate SSはさまざまな条件項目を組み合わせることができるので、お客様の環境に合わせて有効活用していただくことが可能です。
本ブログに記載のもの以外にもご質問などがございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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