こんにちは。株式会社クオリティア マーケティング部です。
メール誤送信によるインシデントは、顧客や取引先などの多くの関係者に迷惑をかけます。1つのメールで訴訟や損害賠償になる可能性もあるため、誤送信の対策をすることは重要です。この記事では、メール誤送信の原因や対策、再発防止策を解説します。安全なメール運用におすすめのサービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
インシデント（incident）とは、望ましくない状況や出来事を指します。インシデントは実際に事故が起こっている状態ではなく、事故が起こる可能性を高める状況のことです。ほぼ同義の言葉に、事故が起こりやすい状況を意味する「ヒヤリハット」があり、一歩間違えれば事故につながるという意味になります。
インシデントとアクシデントは、事故の起こる前と後の意味で違います。アクシデントは個人情報流出や機密情報流出といった実際に起こった事故から、すでに被害や損害が発生している状態です。メール誤送信によるトラブルが起きる可能性をインシデント、トラブルが起こった状態をアクシデントとして使い分けましょう。
メール誤送信のインシデントにもパターンがあります。ここでは、主に起こりうる3つのパターンについて解説します。
宛先を間違えることは、最もインシデントを起こす可能性が高いミスです。違う会社の同じ名前の人にメールを送ったり、BccのつもりがToやCcで一斉配信してしまったり、受信者が「全員に返信」を押してやり取りしたりするなどのミスが起こりえます。
メールを送る際に文章の内容をテンプレートのままコピーしたり、誤った情報が記載されたまま送信したりすると、インシデントが発生しやすくなります。メール送信のショートカットキーを押すことも、誤送信になる場合があるため注意しましょう。
セキュリティポリシーに違反して、暗号化のし忘れや上司の確認を怠ったり、Bccへの宛先の入れ忘れるなどは、インシデントの原因です。ファイルの添付忘れやファイルの内容を間違えることも含まれます。
メール誤送信のインシデントの原因は、危機管理の意識やモラルの低さ、社内のルール規定などです。
メール送信時のうっかりミスや確認不足などによるヒューマンエラーのインシデントは、危機管理の意識やモラルの低い企業で起こる可能性が高くなります。従業員の危機管理の意識が低いと、メール送信のルールを守られなくなり、よりインシデントの頻度を高めるでしょう。従業員のミスが改善されない場合は、機密情報を扱うために注意喚起や社員教育などが必要です。
社内の運用ルールが規定されていない企業や、ルールに問題がある企業では、インシデントが発生しやすくなります。企業によってはルールが定まっていない、もしくは複雑な運用ルールによって機能していない可能性があります。業務においてインシデントが多発する場合は、社内のメール運用のルールを見直しましょう。
メール誤送信によって、個人情報や機密情報の漏えいにつながるため、リスクを想定してインシデントの発生を防ぎましょう。
メール誤送信は、氏名や生年月日、メールアドレスなどの情報が漏れるリスクを高めます。個人情報が外部に漏れてしまった場合、情報の漏えいの事故になるため注意が必要です。個人情報のファイルにまとめてある場合、1通のメールで大量の個人情報が漏えいする可能性を高めるため、情報の取り扱いの管理を徹底しましょう。
メールの送信先を間違えて送ると、取引先間や社内間、グループ会社間でしか知りえない機密情報の流出につながります。機密情報とは、公開前の新商品・サービスなどの情報や研究データなどです。機密情報の漏えいは企業に対する社会的信用力を低下させ、取引先の減少や損害賠償などに発展する可能性があります。
メールを誤送信した場合、上司への報告やクライアントへの謝罪が必要です。以下で、メール誤送信した後の対応を解説します。
まずは上司や上長にメール誤送信の件を伝えて、送信先や送信した内容、いつ誰に送ったかなどを報告しましょう。インシデントの解決には、自分の判断で行動せずに、速やかな報告が必要です。リスクを最小限に抑えられる場合があります。報告後は、会社や上司の意向に沿って対処します。
メールを誤送信した相手の電話番号を知っている場合は、可能な限り電話対応で謝罪を行います。送信先の相手方に誤送信の内容を説明する際に、メールの内容や添付ファイルの間違いなどの詳細を伝えることが重要です。メール誤送信の再発防止の旨を伝えたうえで、メールの削除を依頼しましょう。
メールを誤送信した相手の電話番号を知らない、もしくは電話に出ない場合は、メールで謝罪の対応をします。電話で謝罪する時と同じように、誤送信した経緯や内容について記載しましょう。多人数にメールを送信した場合は、電話対応の時間が増えてしまうため、メールで謝罪する方法が適しています。
メール誤送信によるインシデントは、何度でも起こりえます。以下で、メール誤送信の再発防止策を解説します。
メール誤送信の対策として、誤送信防止のチェックリストを作成しましょう。本文の作成後、送信の直前、送信後の3つに分けてチェックリストを作成することで、インシデントの防止策として有効な手段になります。宛先や本文、To・Cc・Bccなど、細かいチェック項目があるほどインシデントを防止できる可能性が高まります。
メールは社内の第3者にチェックしてもらうことで、メールの誤送信のインシデントを防止できます。すべての関係者にCcを使って送信すると、メールの誤送信を早期に発見できるのでおすすめです。メールの誤送信に気づくまでの時間が短くなると、メール削除の対応によって誤送信の防止ができます。
オートコンプリート機能とは、宛先を入力する際に自動で宛先一覧が表示されるものです。設定でオートコンプリートの停止が可能であるため、メール誤送信を防止する有効な手段になります。
送信保留機能とは、送信ボタンを押した後、数十秒から数分後に送る設定です。送信保留機能で送信した内容を削除できるため、メールの誤送信によるインシデントの防止が可能です。送信保留機能が使えない場合は、先述したチェックの対応やオールコンプリート機能の停止を利用しましょう。
添付ファイル間違いや宛先間違い、BccのつもりがToやCcで一斉配信するなど、人がメールを送信するうえでミスは避けられません。インシデントの内容はメールの誤送信によってさまざまですが、意識や仕組みの対処では限界があります。このような問題は「Active! gate SS」の誤送信防止機能を利用することで、解決が可能です。
クオリティアの「Active! gate SS（アクティブゲートSS）」は、メールや添付ファイルなどによる情報の漏えいや、うっかり送信ミスを確実に防げます。柔軟なポリシー設定と、快適な操作性でセキュリティや利便性を向上させ、インシデントを防止します。
添付ファイルのWebダウンロード名の暗号化、送信の一時保留といった機能で対策し、メールソフトやサーバーに依存しない体制を構築できます。サービス内で項目を任意に設定できるため、柔軟な運用が可能です。
メールの誤送信によるインシデントは、危機管理の低さやメール運用の体制の構築ができていないことで起こります。送信先や送信内容を間違えると、企業の信頼を低下させる事態になりかねません。企業の管理体制の見直しやメール誤送信を防止するサービスを活用することで、企業のリスクを最小限に抑えましょう。
クオリティアは国内メッセージングソリューション、メールセキュリティベンダーの老舗です。「Active! gate SS」は、Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSと連携する本格的なクラウド型メール誤送信防止サービスです。
「機能を選べる」「すぐに使える」「高品質なのに低価格」をコンセプトに小規模からでもすぐに使える安心のサービスを、1メールアドレスあたり月額200円（税別）から提供します。
「送信メールの一時保留」「添付ファイルのWebダウンロード」「TLS確認機能（PPAP対策）」「フィルタリング」「添付ファイルの暗号化」「ヘッダー変換（Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与）」「上司承認」の7つの機能を、お客様のスタイルに合わせた2つのプランで提供。
セキュリティと利便性を兼ね備え、メールや添付ファイル経由の情報漏えいを防止します。特に新たにリリースされた「TLS確認機能」はPPAPの課題を根本から解決する新機能です。
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