2020年に「脱PPAP」という言葉が話題になり、今では多くの脱PPAPソリューションが紹介されています。「PPAPが危険」という認識はあっても、「いろんなサービスがありすぎてどれを選んでいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
この記事では、そんな脱PPAPソリューションを大きく3つに分類し、その違いをイメージしやすいようにLINEのトーク画面にして、ご紹介します。
脱PPAＰソリューションには大きく分けて、3つの手法が存在しています。
クラウドストレージサービスを利用して共有ストレージを用いてファイルのやり取りを行う手法です。基本的にはクラウドストレージの共有フォルダ上にファイルをアップロードして、そのフォルダのURLをメールで送付することでファイルを共有します。
メールでは送付できない大容量ファイルを共有できることや後からフォルダにファイルを追加したり差し替えたりなど、ファイル送付では実現できない利便性を実現することが出来ます。
一方で、単なるファイルの送付手段としてはコストが高いことを考えると、業務全体でクラウドストレージを使う運用に変える必要があります。
添付ファイル分離はメールに添付されたファイルを自動的にサーバー上に隔離し、自動追記されたURLからファイルをダウンロードする手法です。
送信者はメールにファイルを添付するだけなので、大きく運用を変えることなくすぐに利用できるということが大きな強みになります。
しかし、単純にURLとパスワードを送るだけではPPAPとの違いがなく、多くの添付ファイル分離のサービスはパスワードを送付する方法でより安全性を高める工夫をしています。
その工夫が受信者にとっては負担になるケースもあるので、導入する際は受信側の操作にも注意する必要があります。
TLS確認機能はクオリティアが提供するActive! gate SSに搭載された独自機能で、メール通信の暗号化技術TLS通信を用いた新しい脱PPAP手法です。通信が暗号化されている場合は、ファイルをメールに添付した状態で受信者まで届けることができるため最も負担の少ない脱PPAP手法と言えます。TLS確認機能の詳細やTLS通信の仕組みについて知りたい方は当ブログで別途紹介していますので、そちらも合わせて確認ください。
3つの手法を紹介しましたが、文章だけではイメージが付きにくいため、今回それぞれの手法のやり取りをLINEのトーク画面で再現してみました。
クラウドストレージを使用する手法では、送信時に手間が掛かり画像を送付するまでに手間が掛かることがわかります。また画像がLINE上ではなくクラウドストレージにあるため、相手先が返信するのを忘れてしまっています。そのためもう一度反応をうかがうメッセージを送っていますが、そのころにはAさんの反応は冷めてしまっています。
さらに画像が会話の中に残っていないため、後から振り返った時に何の話をしていたのかわからないという問題もあります。
添付ファイル分離では、自動的にファイルが分離されるため相手先にも手間なく送ることができますが、画像を見るための手間が多く画像をダウンロードした頃には面倒くさくなって既読無視されてしまっています。またこちらの手法もLINE上に画像が残らないため、後から振り返った時に何の話をしていたのかわからないという問題があります。
この手法では画像がそのままメッセージに送付されているので、お互いに手間なく画像の送受信ができます。そのため会話が続いていることが見て取れます。なおかつ画像がLINE上に残るのであとから見返しても話題を振り返ることができます。
以上のことから、三つの脱PPAP手法を比べた場合に一番スムーズなコミュニケーションを実現できるのはActive! gate SSのTLS確認機能であることがわかります。
ここまで脱PPAPソリューションの違いをLINEのトーク画面で再現して見比べてみました。Active! gate SSのTLS確認機能が脱PPAP手法として負担が少ないことがお分かりいただけたかと思います。一方で脱PPAPソリューションを誤送信防止に役立てたいと考えている方もいるかと思います。
クラウドストレージや添付ファイル分離では、メールを送信した後でも受信者が受け取る前であればファイルの削除することができます。しかしTLS確認機能はメールにファイルが添付されているので受信者にメールが届いた段階でファイルを削除することはできません。
しかし、Active! gate SSには、TLS確認機能の他にも、受信者にメールが届く前に誤送信を防止する機能が標準搭載されています。この誤送信防止機能を活用することで、添付ファイルだけでなくメール本文などが流出することを防ぐことができます。
詳しい誤送信防止機能の紹介は別記事にて紹介しております。
脱PPAPをこれから検討する場合は、クオリティアの「Active! gate SS」がおすすめです。受信サーバーへの通信の安全性を確保したうえでファイルの受け渡しが可能なため、他の脱PPAPではかかる手間を発生させずにキュリティを高められます。まずはクオリティアの「Active! gate SS」について、お気軽にお問い合わせください。
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