こんにちは。株式会社クオリティア マーケティング部です。
2020年11月霞が関でのPPAP廃止が発表されて以来、PPAPの代替案として大きな注目を集める「添付ファイル分離」という添付ファイルの送信手法。そのメリットとして「誤送信対策に役立つ」と言われることがあります。
この記事では、添付ファイル分離の「誤送信対策」に関する性能について解説します。
添付ファイル分離は、メールに添付されたファイルをサーバー上に分離して、別途通知されるパスワードを利用して受信者にダウンロードしてもらう、添付ファイルの送信方法のことです。
「Webダウンロード」「URLリンク変換」などさまざまな呼び方が存在します。
サービスによって細部は異なりますがおおよそ以下の手順でファイルを送信します。
・添付ファイル分離の手順
① メールに添付されたファイルをサーバー上に分離して保管する。
② 保管されたファイルのURLをメールの受信者に伝える
③ 別途メールの受信者にパスワードを通知する
④ 受信者はパスワードを入力してサーバーからファイルをダウンロードする
PPAPと添付ファイル分離を比較した際のメリットは大きく３つあります。
送信者はサービスの管理画面で受信者がファイルをダウンロードしたかを確認することができます。受信者がメールを見落としていた場合も送信者側からリマインドしやすくなります。
パスワード付きのZipファイルはスマートフォンなどでは解凍に手間がかかることがあります。添付ファイル分離方式であれば簡単にダウンロードすることができるので外出の多い取引先やパソコンを持たない学生などにもファイルを確認してもらいやすくなります。
万が一、添付ファイルを間違えて送付した場合でもダウンロードされる前であればURLを無効化したりサーバー上のファイルを削除して、ダウンロードできなくすることができます。
メリット3が、添付ファイル分離が誤送信対策になると言われる理由になります。
メール誤送信事件としてイメージしやすい例は「宛先を誤って機密情報を送ってしまう」です。このパターンは大規模な情報漏えいに繋がりやすく注意が必要ですが、誤送信には添付ファイルが関係しない事例も多く存在します。
例えば「書きかけのメールが誤操作によって送付されてしまう」「Bccに入力するはずが誤ってTo、Ccで送付してしまいメールアドレスや名前が他人にも見える形で送付されてしまう」などがあります。
メール誤送信を対策するためには添付ファイルだけでなく宛先や本文などにも注意が必要です。
加えて、メール誤送信が起きた場合に、企業に被る影響は大きく3つあると言われています。
１） 機密情報漏えいによる情報の悪用
２） 損害賠償請求による金銭的負担の発生
３） 企業の信用低下
これらの影響は添付ファイルのみならず、あらゆる要因で発生する可能性があります。
また3）企業の信用低下については誤送信発生の段階で生じるものであり添付ファイル分離で防げるものではありません。
添付ファイル分離が担う誤送信対策は以下の範囲であると言えます。
【要因】添付ファイル
【条件】受信者がファイルをダウンロードするまでに削除出来た場合
【対象】情報の悪用、損害賠償の発生
これは誤送信対策としては、対象が狭く不確実性を含む内容だと言えます。
メール誤送信対策をするなら、そもそも誤送信が発生しないような対策をとることが賢明です。
クオリティアではそんなメール誤送信対策が可能なクラウド型メール誤送信防止サービス「Active! gate SS」を提供しています。
無料トライアルもございますので、少しでも誤送信対策に興味がございましたらお気軽にご連絡ください。
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