メールの添付ファイルに個人情報が含まれていて、訴訟や損害賠償につながるケースは少なくありません。
しっかりと確認したつもりでも上書き保存のし忘れや別シートの見落としなどヒューマンエラーによる原因を上げればきりがありません。
この記事ではそんな「隠れ機密ファイル」に対しての情報漏えい対策手法について解説していきます。
隠れ機密ファイルとは、個人情報や社外秘の情報などを含んだファイルを編集や加工した際に見落としや操作ミスなどによって生まれる意図せずに機密事項を含んだ状態のファイルを指しています。
隠れ機密ファイルが生まれやすい原因としては、以下の状況などが考えられます。
・機密事項を削除したが上書き保存を忘れる
・作業したシートとは別のシートに機密情報が残っている
・列や行ごとコピーした際に見えない範囲に含まれている機密情報をコピーしてしまう
・作業ファイルを別名保存してしまい、作業前のファイルがフォルダ内に残ってしまう
このような確認不足や誤操作などのヒューマンエラーに起因する情報漏えいは、俗人的な対策だけでは完全に防ぐことはできません。人の目で確認しきれない隠れ機密ファイルに対してはシステムによる対策も必要になります。
隠れ機密ファイルからの情報漏えいを未然に防ぐ対策としては、クラウド型メール誤送信防止サービス「Active! gate SS」の導入がおすすめです。
Active! gate SSは、お客様の環境やビジネスの状況によって異なるセキュリティ・運用ルールに対応するため、きめ細かなポリシー（条件）設定と送信メールの一時保留、フィルタリング（送信拒否）などの機能と組み合わせる事により、クラウドメールの安全な運用を実現します。
例えば、メールの添付ファイルに電話番号や住所、クレジットカード番号に該当する数字が添付ファイルに含まれていないかどうかなどのポリシーを設定し、ポリシーに合致した場合、一時保留や送信拒否などの機能を適用することで、個人情報漏えいを未然に防止することが可能になります。
今回はそのなかでも隠れ機能ファイルに対して有効なポリシー設定についてご紹介します。
Active! gate SSには多くの誤送信による情報漏えいを防ぐ機能が備わっています。今回はその中でも隠れ機密ファイルに対して有効な名字ポリシーについて紹介します。
Active! gate SSには5000件弱の名字データベースを導入しています。添付ファイル内に名字データベースに登録されている名字が含まれていないかを検索し、該当する場合にはメールを一時的に保留し送信者や上司に通知することができ、通知メールから添付ファイルを確認して問題なければ送信したり、隠れ機密ファイルであれば送信を取り消すことが可能です。
Active! gate SSでは名字による検索以外にもメールアドレス、電話番号など様々な条件でメールをチェックすることができます。部門や人ごとに必要な設定を行うことができるので業務の実態に合わせた情報漏えい対策を行いましょう。
隠れ機密ファイルはヒューマンエラーによって発生します。発生を予防するために、社内規定・運用マニュアル（セキュリティ・メールの運用ポリシー）をしっかりと策定し、「運用による対策」と「システムによる対策」を並行して行うことが大切だと言えます。しかし、忙しい時にはうっかりミスは誰しもあることです。そんな時、企業として重大な機密情報を守るためにはシステムによる情報漏えい対策の強化が必須となります。
Active! gate SSでは企業の運用実態に合わせた情報漏えい対策ができますので、今回ご紹介した「名字ポリシー」をはじめ、さまざまな機能を活用して隠れ機密ファイルの対策を行いましょう。
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